Adquisición de Software y Hardware

En esta sección presentaremos un método para la evaluación de componentes de hardware y software, que puede ser de gran utilidad en la etapa de definición de la infraestructura tecnológica de un centro de cómputo. Al evaluar diferentes alternativas para algún componente, cada una de ellas debe ser descrita y evaluada por separado, especialmente en el caso de los componentes de hardware y software base (sistemas operativos, manejadores de bases de datos, etc.) o en el caso de aplicaciones que pueden ser adquiridas en el mercado. Es poco probable que exista sólo una alternativa técnica, capaz de ofrecer una solución satisfactoria, por lo que todas las soluciones alternas deben ser consideradas cuidadosamente. La descripción de las alternativas debe presentar: Descripción resumida de cada alternativa. Enumeración de los aspectos que deberán ser cumplidos por cada alternativa. Para cada alternativa, resumen de las razones para ser acepta (pros) o rechazada (contras) como posible solución. El método que, a continuación, discutiremos puede ser utilizado para evaluar componentes de hardware, de comunicaciones, de software o paquetes de aplicación y, en cada caso particular, la evaluación se realizará sobre la base de los aspectos o características que correspondan a la naturaleza del componente cuyas alternativas se desea comparar. PASOS EN LA SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS DE COMPONENTES El método propuesto para la evaluación de componentes de hardware o software que se integrarán a la infraestructura tecnológica incluye seis grandes pasos: 1. Identificación de alternativas 2. Preselección 3. Definición de características a ser evaluadas 4. Evaluación técnica 5. Evaluación de proveedores 6. Selección A título de ejemplo, supongamos que se desea evaluar un paquete de software para atender un área específica, como pudiera ser contabilidad: 1. En el primer paso, se identificarán las alternativas que ofrece el mercado. 2. En el segundo, se descartarán aquellos paquetes que no sean compatibles con la infraestructura tecnológica     de la empresa. 3. En el tercer paso se definirán todas las características y facilidades que deberá tener el paquete, de acuerdo     con los requerimientos de la empresa y se categorizarán, de acuerdo con la importancia que cada una de         ellas tenga. 4. En el cuarto paso, se evaluará cada una de las alternativas preseleccionadas, calificando su nivel de                 cumplimiento para cada una de las características definidas en el paso anterior y computando una                   calificación global. 5. En el quinto paso, se evaluarán los proveedores. 6. Finalmente, los resultados de las evaluaciones realizadas se sumarizarán y se presentará una                           recomendación al comité de sistemas, con el fin de que este organismo tome la mejor decisión. Dado que, como arribe señaláramos, este método puede ser utilizado para evaluar cualquier tipo de componente, sea de hardware, de software, de comunicaciones o paquete de aplicación, en las explicaciones que a continuación presentamos nos referiremos a componentes, en general. 1. Identificación de Candidatos Este primer paso tiene como objetivo identificar las alternativas que existen en el mercado; para ello, deberá invitarse a los diferentes proveedores que existan en el mercado a que presenten material descriptivo que permita realizar la evaluación de cada uno de ellos. Igualmente, la recopilación de información a través de Internet puede ser de gran ayuda para identificar candidatos y reunir información sobre éstos. 2. Preselección de Candidatos Este paso tiene como objetivo identificar los componentes que se adapten a la infraestructura tecnológica de la empresa: hardware, sistemas operativos, manejadores de bases de datos, etc. Todos aquellos componentes que no sean compatibles con la infraestructura o cuya integración pueda ser muy compleja, deberán ser descartados. 3. Definición de las características a ser evaluadas Una vez cumplida la preselección de paquetes, deberán prepararse las hojas de evaluación, en las que se detallarán las características que deberán ser tomadas en cuenta para evaluar cada paquete. Esta lista de características a evaluar se preparará con base en las especificaciones desarrolladas para cada una de las unidades de diseño, durante las tareas de análisis/diseño. Los pasos que deberán darse para elaborar las hojas de evaluación son los siguientes: 1. Listar las facilidades y características que el componente deberá cumplir. 2. Establecer el rango de valores que se utilizará para calificar cada característica. Por ejemplo: Características:              Capacidad de Memoria 256MB mínimo Calificaciones:                No Cumple:    0                                       Cumple:         1                                       Excede:          2 3. Establecer la importancia que cada características tiene en relación con las restantes características,                 asignándole un peso, de tal forma que las características más importantes tengan un peso mayor.     Los pesos pueden escogerse en rangos que pueden ir de 1 a 3 (normal = 1, importante = 2 y muy                   importante = 3), o pueden escogerse rangos mayores de 1 a 5 ó de 1 a 10.     Al establecer la importancia de las características, es muy probable que se identifiquen características             imprescindibles, esto es, características cuyo incumplimiento descartará automáticas la alternativa. 4. Preparar una Hoja de Evaluación, encabezada con el nombre del componentes que se evalúa, con las            siguientes columnas: a) Número consecutivo b) Característica c) Calificación mínima d) Calificación máxima e) Peso f) Calificación ponderada máxima g) Calificación obtenida h) Calificación ponderada obtenida En esta hoja de evaluación se incluirá las características, con sus correspondientes rangos máximo y mínimo y pesos. Una vez anotados estos valores, se calcularán las calificaciones ponderadas máximas, multiplicando el rango máximo por el peso.          4. Evaluación técnica Una vez elaborada la Hoja de Evaluación, se preparará una copia de la Hoja de Evaluación, para cada una de las alternativas, colocando en el encabezado el nombre que le corresponda. Con estas hojas de evaluación, se procederá a calificar el cumplimiento de cada característica, por parte de cada una de las alternativas preseleccionadas. Las calificaciones se asignarán siguiendo los criterios establecidos en el tercer paso (Definición de las características a ser evaluadas). Cabe señalar que, si al evaluar una de las alternativas, se determina que no cumple con alguna de las características imprescindibles, la alternativa deberá quedar descartada. A continuación se computará la Calificación Definitiva, aplicando las siguientes fórmulas: La Calificación Definitiva resultante, calculada de esta forma, indicará el porcentaje de cumplimiento de las características, lo cual permitirá jerarquizar las diferentes alternativas evaluadas, comenzando con la que ofrece el mayor porcentaje de cumplimiento hasta la de menor porcentaje. 5. Evaluación de los Proveedores En adición al porcentaje de cumplimiento de las características y facilidades que ofrece cada una de las alternativas evaluadas, normalmente es necesario evaluar el servicio y el respaldo que puede ofrecer el proveedor de cada uno de ellos. Para ello deberán calificarse factores como los siguientes: Tiempo del proveedor en el mercado Experiencia de la empresa con el proveedor Experiencia de otras empresas con el proveedor (referencias) Cantidad de empresas que utilizan el componente Experiencia de otras empresas con el componente (referencias) Personal de soporte del proveedor Valores agregados que ofrezca el proveedor La evaluación de estos factores, puede realizarse en la misma forma que se evaluaron las características técnicas y, de esa forma, puede obtenerse una calificación de los proveedores. 6. Selección Una vez que se han cumplido todos los pasos de evaluación de componentes, los resultados de la misma deberán ordenarse en un resumen de la evaluación, el puede organizarse como cuadro comparativo en el que se presentará la siguiente información: 1. Nombre del componente 2. Calificación obtenida en la evaluación técnica 3. Calificación obtenida por el proveedor 4. Costo del componente El resumen debe concluirse indicando cuál es la alternativa que el equipo de trabajo considera mejor, junto con el razonamiento en virtud del cual se hace tal consideración. El resumen de la evaluación será sometido a la consideración de la directiva del proyecto, con el fin de que este organismo tome la decisión más conveniente para la empresa, de acuerdo con la evaluación realizada. Recomendaciones