PLANEACION

 

Planeación

Te explicamos qué es la planeación en una organización, sus principios y otras características. Además, diferencias con la planificación.

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La planeación es una de las etapas iniciales del proceso administrativo.

¿Qué es la planeación?

En el ámbito organizacional y empresarial, la planeación, planificación o planeamiento es una de las etapas iniciales del proceso administrativo, en la cual se determinan los rasgos fundamentales de la organización (la misión y los objetivos, generalmente). Es decir, es la etapa en que se establecen los planes básicos a emprender con la organización.

La planeación es una etapa de toma de decisiones fundamentales para poder trazar el camino deseado hacia los objetivos de la organización. Para ello se toman en cuenta factores internos y externos capaces de influir en el logro de las metas trazadas, los elementos de la situación actual y los valores que regirán la organización a lo largo de la actividad productiva.

Existen distintas formas de planeación, dependiendo del ámbito específico al que se dedicarán las actividades.

Ver también: Planeación en administración

Principios de la planeación

La planeación se da conforme a los siguientes pasos fundamentales:

• Exploración de las oportunidades. Implica una evaluación del contexto y de los recursos poseídos, como punto de partida para poder iniciar la planificación de cualquier tipo de proceso.
• Establecimiento de los objetivos. No se puede planificar nada sin saber primero cuáles son las metas que debemos alcanzar, lo cual es quizá el punto más importante de toda la planificación, pues de ello dependerá lo siguiente.
• Establecimiento de las premisas. Esto significa la evaluación de los recursos disponibles, los caminos posibles y los eventuales mecanismos a emplear para obtener los objetivos ya trazados. En esta etapa es fundamental tomar nota de los posibles contratiempos y eventualidades.
• Evaluación de alternativas. Una vez considerados los caminos a tomar y los recursos a emplear, es importante evaluar las posibles alternativas, incluso aquellas que a primera vista no se vengan a la mente, para tener un panorama lo más completo y amplio posible.
• Selección del camino a seguir. Luego de una evaluación total de las posibilidades, llega el momento de la toma de decisiones, es decir, de adoptar el plan establecido en los pasos previos y comenzar a ponerlo en marcha, tomando nota de los imprevistos y retroalimentando la toma de decisiones para poder contar con mecanismos de control.
• Formulación de planes derivados. El plan elaborado inevitablemente requerirá de otros planes menores o paralelos, que se desprenderán de la actividad misma y que deberán ser evaluados de manera individual, repitiendo el esquema hasta aquí detallado y cuya resolución nos acercará a los objetivos de nuestro plan principal.

Importancia de la planeación

Una planeación minuciosa no es garantía de éxito, pero sí un sólido punto de partida.

La planeación es una etapa clave en el desarrollo de todo proyecto, ya que permite asentar las bases y diseñar las estrategias necesarias. Se trata de la fundación misma del proyecto: la determinación de sus elementos fundamentales, como procedimientos, valores, objetivos, etc., los cuales constituyen el esqueleto mismo de la actividad de la organización.

Una planeación minuciosa no es necesariamente garantía de éxito, pero sí un sólido punto de partida desde el cual prever inconvenientes y evitar la excesiva improvisación, con todos los riesgos que esto último implica.

Características de la planeación

La planeación se caracteriza por cuatro rasgos fundamentales:

• Unidad. Esto es, ser orgánica, abordar todos los planes de la organización al mismo tiempo y orquestarlos dentro de un plan general que refleje el espíritu y los objetivos de la misma. La coherencia y la cohesión entre los planes específicos es indispensable para el éxito.
• Continuidad. La planeación no es algo que se lleve a cabo una sola vez, si bien muchas cosas quedarán definidas tras una primera etapa de planificación organizacional. Pero continuamente se estará planificando, ya que continuamente se estarán desarrollando actividades nuevas, resolviendo problemas, expandiendo áreas, etc. Toda actividad debe siempre responder a un plan.
• Precisión. Los planes deben siempre ser precisos, o sea, ser lo menos vagos y difusos posible, para que a la hora de ponerlos en práctica no existan lagunas y agujeros que otorguen margen a la improvisación y al error.
• Penetrabilidad. Los planes no deben considerarse una camisa de fuerza para la organización, sino que deben tener margen para incorporar información obtenida en el camino y deben ser lo suficientemente flexibles como para afrontar situaciones inesperadas sin perder del todo su espíritu y su rumbo. Esto incluye la consideración del personal no jerárquico en la toma de decisiones.

Tipos de planeación

Hay muchas formas de clasificar los planes de una organización. Por ejemplo, si atendemos a su desarrollo en el tiempo, distinguiremos planes a corto, mediano y largo plazo, dependiendo de qué tanto tiempo requieran para llevarse a cabo: poco, más o mucho.

De modo semejante podemos atender a la frecuencia de uso de los planes, distinguiendo así entre planes específicos, de aplicación puntual; técnicos, vinculados con la resolución de problemas o la mejoría de aspectos básicos; o permanentes, que son aquellos que constituyen la médula de la organización y están constantemente llevándose a cabo.

Por otro lado, atendiendo a su naturaleza, podemos distinguir entre:

• Misiones. Los planes para completar las tareas básicas de cualquier empresa u organización.
• Objetivos. Metas y fines que se busca concretar para poder cumplir con las misiones.
• Estrategias. Programas de acción que detallan el modo de gestión de los recursos y esfuerzos de la organización para conseguir sus fines particulares.
• Políticas. Premisas organizacionales que definen la manera de entenderse a sí misma de la empresa, lo cual guía a su vez la toma de decisiones y la administración de los recursos.
• Procedimientos. Planes que determinan el modo idóneo de encarar una situación o resolver un problema, mediante sucesiones cronológicas de acciones requeridas.
• Programas. Se trata de un conjunto de reglas, políticas, procedimientos y pasos a seguir que garantizan el cumplimiento de ciertas acciones, generalmente cuando ya han sido llevadas a cabo anteriormente.
• Presupuestos. Se trata de planes financieros que detallan el modo específico en que se utilizarán los recursos de la organización, siempre con cierto margen proyectivo o ideal.

Planeación y planificación

Algunos autores de la materia distinguen entre:

• Planeación. Apunta al futuro y es mucho más general.
• Planificación. Es mucho más específica.

Sin embargo, en la materia existe mucha discrepancia y la lengua española no distingue semejantes matices en el uso de ambas palabras, por lo que son prácticamente sinónimos.